Bagi perusahaan yang bergerak di bidang energi, konstruksi, teknologi informasi, periklanan, desain, jasa akuntansi dan keuangan tentu sering dihadapkan pada proyek. Bahkan menangani proyek dan tugas secara profesional juga menjadi tujuan dari organisasi non profit dalam menyelenggarakan acara dan kegiatan. Bagaimana membuat perencanaan, manajemen tugas dan biaya hingga monitoring pekerjaan hingga selesai sesuai target merupakan tantangan bagi setiap Project Manager.

Dengan adanya software atau aplikasi Project Management, para manajer sangat terbantu dalam menangani tugas-tugas ini. Metode Gantt Charts maupun Kanban Board yang populer adalah perangkat yang ditawarkan aplikasi macam ini untuk membantu. Pekerjaan jadi lebih terstruktur dan terkontrol, serta semakin efisien dan produktif karena ada fitur aplikasi untuk monitoring, kolaborasi dan otomatisasi.

Sebagian besar proyek mengalami kendala tidak sesuai perencanaan karena ketidakmampuan untuk memanfaatkan dan mengelola data manajemen proyek dengan sebaik-baiknya. Bahkan untuk mengumpulkan data atau laporan sudah terhambat karena kurangnya kompetensi tim dan kesalahan metode kerja. Aplikasi Project Management memperbaiki koordinasi dan kolaborasi tim, serta membantu kebutuhan akan data dan laporan proyek yang kompleks. Kombinasi antara tenaga kerja ahli yang terampil dan penggunaan aplikasi yang tepat akan mengatasi kendala diatas dan membawa kualitas manajemen proyek yang lebih baik dengan biaya pengawasan lebih rendah.

Beragam aplikasi berbayar ditawarkan, namun tersedia paket gratis yang sangat memadai untuk proyek atau tim skala kecil hingga menengah. Misalnya ada aplikasi ClickUp, Trello, Asana, Freedcamp dan MeisterTask, baik itu menggunakan metode Gantt Charts atau bisa dengan metode Kanban Board. Fiturnya sudah cukup lengkap dengan layanan yang responsif, serta diberikan fasilitas web storage. Terlebih, aplikasi ini memberi opsi integrasi dengan aplikasi kerja lain yang populer seperti Slack, Zendesk, GitHub, Dropbox dan Google Drive.

Selain akses web-based, aplikasi yang membantu kerja produktif ini bisa juga untuk instalasi pada komputer Mac dan Windows, dan beberapa juga bisa di Linux. Tersedia pula untuk gadget dengan Operating System iOS dan Android. Fitur utama aplikasi Project Management adalah berikut ini. 

• Perencanaan Proyek
• Manajemen Tugas
• Pengelolaan Sumber Daya
• Komunikasi dan Kolaborasi
• Berbagi File dan Dokumen
• Monitoring dan Laporan

Untuk aspek keamanan jaringan, kerahasiaan data, aktivitas komunikasi dan aktivitas proyek beserta tim terenkripsi dengan Secure Socket Layer (SSL) 256-bit. Kecuali proyek yang dibuka untuk publik, proyek privat tidak dapat diakses oleh orang lain, atau diindeks oleh mesin pencari, terlindungi oleh firewall berlapis. Lalu selain password, ada Two-Factor Authentication sebagai lapisan perlindungan tambahan ke akun pengguna dan tim. Lapisan keamanan ini memastikan bahwa akun pengguna tetap aman bahkan jika password jatuh ke tangan yang salah.

Jumlah tugas atau proyek dapat dibuat dan ditambahkan, serta dapat mengundang orang lain untuk berkolaborasi secara real-time. Kolaborasi via aplikasi memastikan manajer dan tim bekerja sama dengan panduan rencana induk yang sama. Kolaborasi membuat ide, perubahan, penyesuaian dan pengumuman dapat dikerjakan lebih cepat, memangkas waktu rapat. Jika ada beban kerja yang berlebih dari seorang staf atau ada pekerjaan yang terbengkalai dapat dialihkan ke staf lain yang siap. Fitur ini dapat mengatur hak akses, level anggota dan dapat mengundang partisipan tamu.

Hal lain yang menjadi keunggulan perangkat lunak Project Management adalah kemampuan Project Tracking atau Time Tracking. Berdasarkan perencanaan, pembagian tugas, alokasi waktu, dan anggaran yang telah manajer buat, maka aplikasi akan melacak dan menampilkan perkembangan dari setiap tugas itu. Berapa persen yang telah dikerjakan, berapa sisa waktu dan sisa anggaran. Ini akan memberi notifikasi dan menampilkan status pada dasbor aplikasi, sangat membantu dalam memantau beberapa proyek yang berjalan bersamaan.

Keunggulan lainnya adalah otomatisasi untuk tugas berulang yang terjadi secara teratur. Manajer proyek bisa membuat otomasi alur kerja yang terjadi mingguan, bulanan atau lainnya. Ketika anggota tim memberi tanda selesai pada tugas A, tugas B akan muncul secara otomatis untuk mereka kerjakan.

Demikianlah aplikasi Project Management membantu tugas manajer proyek dalam merencanakan, memantau, dan mengendalikan biaya, sumber daya dan jadwal proyek sehingga semua berhasil selesai tepat waktu, sesuai anggaran, sesuai lingkup pekerjaan, dan memenuhi tujuan. Aplikasi ini dapat digunakan baik untuk bisnis maupun kegiatan organisasi olahraga atau komunitas sosial.**